Datenschutz

Datenschutzverordnung
als Anlage zur Satzung des Vereins

„ Kirmesfreunde Nachtsheim“

 

  1. Der Verein erhebt Daten seiner Mitglieder mit dem Eintritt in den Verein.

    Dies sind
    Anrede,
    Name, Vorname,
    Geburtstag,
    Adresse, Ort,
    Bankdaten,
    Telefonnummer (Mobil und Festnetz) (Freiwillige Angabe),
    Email-Adresse. (Freiwillige Angabe)

    Diese Daten werden mit dem Ausfüllen eines Mitgliedsantrages erhoben und mit der Unterschrift des Mitglieds bestätigt.

  2. Die erhobenen personenbezogenen Daten werden zu keinem anderen Zweck als zur Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und –verwaltung erhoben.
  3. Werden Daten erhoben, werden Vereinsmitglieder bei der Datenerhebung darauf aufmerksam gemacht, welche Angaben für die Mitgliederverwaltung und welche für die Verfolgung des Vereinszwecks bestimmt sind.
  4. Die erhobenen Daten werden auf Datenträgern gespeichert. Dies geschieht von Personen, die eingehend in die Datenschutzverordnung eingewiesen wurden. Die erhobenen Daten werden auf einem sicheren, externen Laufwerk gespeichert und können dort abgerufen und verarbeitet werden. Eine Weitergabe der Daten ist grundsätzlich nicht zulässig!
  5. Ausnahmen bilden hier Versicherungsgesellschaften und Kreditinstitute, welche die Mitglieder versichern oder den Mitgliedsbeitrag einziehen. Dies geschieht nach den Grundsätzen der Datenschutzverordnung im Verein und  Punkt Datenverarbeitung im Auftrag.  Jedes Mitglied wird hierüber schriftlich informiert.
  6. Ein Ablegen von personenbezogenen Daten in einer Cloud ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht vorgesehen und nicht statthaft.
  7. Die erhobenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung des Vereinszwecks bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt.
  8. Eine Übermittlung an Dritte ist nicht statthaft. Ausnahme bildet hier der Punkt 5.
  9. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an andere Vereinsmitglieder ist, ohne separate schriftliche Einwilligung des Mitglieds, nicht statthaft.
  10. Mittelungen in Aushängen und Veröffentlichungen von Mitgliederdaten finden nicht statt. Ausnahme bildet hier die Bekanntgabe der Vorstandsmitglieder im Mitteilungsblatt der Verbandsgemeinde Vordereifel und der Internetseite.
  11. Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine finden nicht statt. Gleiches gilt für Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken.
  12. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten durch den Verein im Internet grundsätzlich unzulässig, wenn sich der Betroffene nicht ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat. Eine Formular zur Eiverständniserklärung wurde erstellt und ist ggf. anzuwenden.
  13. Veröffentlichungen in Verbandszeitschriften und in sonstigen allgemein zugänglichen Publikationen dürfen genauso wie Pressemitteilungen und -auskünfte nur in personenbezogener Form erfolgen, wenn es sich um ein Ereignis von öffentlichem Interesse handelt. Es wird darauf geachtet, dass die schutzwürdigen Belange der betroffenen Vereinsmitglieder gewahrt werden.
  14. Verlangt die Gemeindeverwaltung, die an einen Verein freiwillige finanzielle Leistungen erbringt, deren Höhe von der Mitgliederzahl oder der Anzahl bestimmter Mitglieder abhängt, zu Kontrollzwecken die Vorlage von Listen mit den Namen der Betroffenen, ist der Verein grundsätzlich berechtigt, diese Daten zu übermitteln, weil es sowohl zur Wahrnehmung berechtigter eigener Interessen, nämlich um in den Genuss der Vereinsförderung durch die Gemeinde zu kommen, als auch zur Wahrnehmung berechtigter Interessen eines Dritten der Gemeinde erforderlich ist und schutzwürdige Belange der betroffenen Vereinsmitglieder einer Datenübermittlung nicht entgegenstehen. Der Verein kann sich darauf verlassen, dass die Gemeinde diese Daten nur verwendet, um nachzuprüfen, ob die ihr vom Verein übermittelten Zahlen zutreffend sind.
  15. Die erhobenen Daten werden ausschließlich von den Vorstandsmitgliedern zur Umsetzung der Vereinsziele genutzt. Beispielsweise das Ansprechen für Dienste während der Kirmesveranstaltung oder Abschluss von Versicherungen und dem Einzug der Mitgliedsbeiträge. Dies gilt auch für eine schriftliche Einladung zur Mitgliederverwaltung, wenn das Mitglied nicht im Einzugsbereich des Mitteilungsblattes liegt.
  16. Scheidet ein Mitglied aus dem Verein aus, werden seine Daten nach einem Jahr gelöscht. Ein Archiv von Mitgliederdaten wird nicht betrieben.
  17. Schriftliche Unterlagen mit personengebundenen Daten werden geschreddert und dürfen nicht offen entsorgt werden. Die damit beauftragten Personen werden eingehend eingewiesen.
  18. Beim Ausscheiden oder dem Wechsel von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an den Nachfolger oder einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien mit Mitgliederdaten beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.
  19. Ein Datenschutzbeauftragter muss nicht bestellt werden, da die Anzahl der Personen, welche mit den erhobenen personengebundenen Daten betraut sind, auf sieben Personen begrenzt ist.
  20. Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, d.h. insbesondere die Funktionsträger des Vereins, welche für ihre Aufgaben Mitgliederdaten erhalten, sind schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten (§ 5 BDSG).
  21. Diese Datenschutzordnung ist bindend für den Verein „Kirmesfreunde Nachtsheim“ und wurde vom Vorstand und einem freiwillig bestellten Datenschutzbeauftragtem  erstellt und beschlossen.
  22. Alle Mitglieder werden hiervon (Punkt 21) in Kenntnis gesetzt.